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Stammdatenverwaltung

"Für die Zukunft sind Computer mit weniger als 1,5 Tonnen Gewicht vorstellbar"
-Popular Mechanics, US Technik Magazin, 1949




Artikelbeschreibung








Artikelnummerierung




Dispositionsdaten








Einkaufsdaten






Informationsablage






Lagerdaten






Packungsgrössen






Preise








Staffelpreise






Suchmaschine   








Artikelstamm


Die Beschreibung eines Artikels kann je nach Aufgabengebiet sehr umfangreich werden. Dazu steht einerseits ein 30-stelliger Bildschirmtext zur Verfügung, welcher für Referenzanzeigen und interne Listen verwendet wird. Andererseits steht eine sprachenabhängige Textbibliothek zur Verfügung, in welcher der Artikel für den Formulardruck beschrieben wird. Innerhalb der Textbibliothek kann für jede Textzeile bestimmt werden ob und auf welchen Formularen sie gedruckt werden soll. Damit lässt sich z.B. ein Artikel für eine Offerte marketingmässig umschreiben während auf der Rechnung nur gerade eine einzige Zeile steht.


Die Anforderungen der Anwender an die Artikelnummerierung sind überaus vielfältig. Aus diesem Grunde verfügt TRADESOFT über 5 frei definierbare max. 20-stellige Artikelnummern wobei alle 5 gleichzeitig für den Zugriff verwendet werden können.


Um die Disposition möglichst vollautomatisch betreiben zu können, verfügen die Dispositionsdaten über die verschiedensten Angaben wie Beschaffungsfristen, Eindeckungs- und Planungstage, automatische Bestellmengenrundung, saisonale Unterschiede etc. Die Disposition von TRADESOFT arbeitet mit allen verfügbaren Datenbeständen zusammen und verwendet benutzerdefinierte Berechnungsmodelle. Dafür stehen verschiedene Quellen für die Rahmendaten zur Verfügung wie z.B. lieferantengebundene Angaben, Artikelangaben, Produktegruppen oder die Wichtigkeit des Produktes im Betrieb.


Für jeden Artikel können Einkaufsdaten wie Lieferant, Beschaffungspreis, Rabatte, Mindestbestellmengen, Einkaufsspesen etc. definiert werden. Pro Artikel können so viele Lieferanten wie nötig definiert werden. In der Bestellverwaltung besteht die Möglichkeit einen Quervergleich über sämtliche Lieferanten anzuzeigen. Für die automatische Disposition wird jeweils ein Lieferant als Hauptlieferant gekennzeichnet, welcher als Basis für Vergleiche dient.


Pro Artikel kann eine datierte Informationsablage für Einkauf, Verkauf, Lager und Disposition geführt werden, welche in den verschiedenen Aufgabengebieten angezeigt wird. Die Informationsablage wird vom System automatische reorganisiert. Ausserdem können speziell wichtige Informationen mit Anzeigeattributen versehen werden, damit solche Informationen besser ersichtlich sind.


In den Lagerdaten werden neben den Lagermengen die Einstandspreise und die Lagerorte geführt. Dabei kann ein Artikel auf 5 verschiedene Lagerorte und einen Rüstplatz (Pic-Platz) verteilt werden. Die Lagerorte werden für die Lieferscheinerstellung und für die Inventur benötigt. Hinweis: wenn die Bestände pro Lagerort bzw. Lager geführt werden sollen, muss das Modul Mehrlager lizenziert werden. Die Basislizenz führt nur einen Bestand pro Artikel.


Handeln Sie mit festen Mengeneinheiten haben Sie die Möglichkeit dies in Form einer Packungsgrössentabelle zu definieren. In der Auftragsbearbeitung werden die Mengen auf Packungsgrössen überprüft. Im Einkauf kann die Bestellmenge auf Packungsgrössen aufgeteilt werden. Allerdings steht in der Basislizenz die Lagerführung pro Packungsgrösse nicht zur Verfügung.


Die meisten Firmen betreiben eine eigene, komplexe Preispolitik. Damit TRADESOFT auch die Bedürfnisse dieser Firmen abdecken kann, stehen sehr viele Möglichkeit der Preisgestaltung und Preisfindung zur Verfügung. In der Grundstruktur sind fünf Basispreise pro Währung und gültig ab-Datum möglich. Darüber hinaus werden verschiedene Preisfindungsmodelle angeboten wie Staffelpreise (siehe auch nächster Abschnitt), Preisgruppen mit assortierten Preisen und Mengenrabatte, Rasterpreise auf Artikelbasis oder Kundenbasis, Abschlusspreise, Spezialpreise und viele mehr.


Für die Staffelpreise werden zwei verschiedene Systeme angeboten. Das Einfachere nennen wir Direktstaffeln. Es erlaubt die Eingabe von acht Mengenstaffelungen direkt auf den Artikel. Das komplexere System wird über Tabellen verarbeitet und bietet die Möglichkeit pro Artikel bis zu 4 Staffeln mit je 30 Staffelungen zu definieren, wobei entschieden werden kann ob mit festen Preisen oder mit Faktoren (Multiplikator zum Basispreis) gerechnet werden soll.


Ähnlich wie bereits in der Beschreibung des Kundenstamms erläutert, können Artikel auf verschiedenen Wegen gefunden werden. Als Hauptsuchargument werden zwei frei definierbare Suchbegriffe und die eigentlichen Artikelbezeichnung herangezogen, welche kombiniert verwendet werden können. Ausserdem steht auch die generische Suche zur Verfügung welche nach Fragmenten sucht. Im Weiteren können die Artikel bei der Suche auf verschiedenen Eigenschaften eingegrenzt werden wie Lagercode, Statuscode, Artikelgruppe etc.






"640 KB sollten genug für jedermann sein."
- Bill Gates, 1981





Adressverwaltung






Informationsablage





Kunden mit Fillilalen






Kundensperrung







Kundensprache




Kundensuchmaschine







Lieferadressen






Rechnungsadresse





Rechnungslisten




Stammdaten-Vorgaben



Vercodung




Währung



Kundenstamm


Die Adressen im Kundenstamm können je nach Bedarf mit einem Statuscode klassifiziert werden. In den Adressfeldern werden Name und Vorname getrennt erfasst. Die (schweizerische) Postleitzahl kann über den Postleitzahlenstamm gesucht werden. Die Suchbegriffe der Adresse können unabhängig von der Adresse selbst verwaltet werden. Zusätzlich zur Adresse können mehrere Telefon- und Faxnummer, Emailadresse und Bezugspersonen erfasst werden.


Pro Kunde kann eine datierte Informationsablage geführt werden, welche in den verschiedenen Aufgabengebieten angezeigt werden kann. Die Informationsablage wird vom System automatisch reorganisiert. Ausserdem können speziell wichtige Informationen mit Anzeigeattributen versehen werden, damit solche Informationen hervorgehoben werden.


Wenn Sie Filialen eines Kunden beliefern, stehen Ihnen dafür spezielle Funktionen zur Verfügung. Nebst einem Feld in welchem die Filialnummer oder die Filialbezeichnung eingegeben werden kann, kann bestimmt werden, ob für jeden Lieferschein an die Filiale auch ein Kontrollieferschein an das Mutterhaus gesendet werden soll. TRADESOFT bereitet damit alle notwendigen Formulare automatisch auf.


Leider gibt es immer wieder Kunden die sich nicht an die Abmachungen halten und ihre Rechnungen nicht innert der vereinbarten Frist begleichen. Weil Debitorenverluste sind jeher ein Thema sind bietet TRADESOFT einen  umfassenden Mechanismus um solchen Verlusten vorzubeugen. Einem gesperrten Kunden kann keine Ware offeriert oder geliefert werden bevor ein Verantwortlicher wie z.B. der Buchhalter darüber befunden hat. Die Sachbearbeiter werden so von dieser Verantwortung entbunden und Risikokunden können zentral überwacht werden.


Die Kundensprache ist ein zentrales Element wenn es um die Aufbereitung von Formularen geht. Die Anzahl der Sprachen wird vom Anwender bestimmt. Die Sprache wird auch in Mailings z.B. für die persönliche Anrede etc. verwendet.


Um einen Kunden zu finden stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Die Suchfelder Name, Ortschaft, Postleitzahl und Telefonnummer können einzeln oder in Kombination verwendet werden. Ausserdem kann die sogenannte generische Suche eingesetzt werden, welche nur Fragmente eines Begriffes wie Namen oder Ortschaft zur Suche heranzieht. Im Weiteren lassen sich Suchanforderungen absetzen welche z.B. mit Vertreter, Status oder Kundengebiete eingeschränkt werden.


Einige Kunden haben keine, andere lediglich eine oder zwei Lieferadressen. Manche Kunden jedoch (z.B. Baugeschäfte) verwenden eine Lieferadresse (Baustelle) immer wieder über einen gewissen Zeitraum. Damit der Anwender die Lieferadressen nicht bei jedem Auftrag neu eingeben muss, werden diese beim Kunden als integrierte Stammdaten geführt und können pro Auftrag nur noch abgerufen werden.


Ein weiteres Thema zur Adressierung ist der Rechnungsempfänger. TRADESOFT verfügt über weitreichende Möglichkeiten der Adressierung. So kann z.B. der Rechnungsempfänger und der effektive Schuldner der Rechnung unterschiedlich sein. Kunden können fix oder einzelne Aufträge können ausnahmsweise einer anderen Rechnungsadresse zugewiesen werden.


Rechnungslisten sind periodische Zusammenfassungen aller Rechnungen eines Kunden. Dasselbe gilt bei Verbandsmitglieder. Dem Kunden kann die Definition einer Rechnungsliste mit entsprechenden Konditionen hinterlegt werden. Alles andere übernimmt TRADESOFT für Sie.


Damit bei der Neuerfassung eines Kunden nicht immer alle Feldern neu eingegeben werden müssen, können für solche Felder Initialisierungswerte vordefiniert werden.


Die Vercodung eines Kunden ist nahezu unendlich. Von Kundengruppen über mehrere Vertreter und mehreren Gebieten, Rabattgruppen, Sortimente und frei verfügbaren Codes etc. ist alles vorhanden.


Die dem Kunden im Kundenstamm zugewiesene Währung hat Standardcharakter und kann pro Auftrag überschrieben werden.



 
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